Déroulez le tapis rouge pour les réunions et les événements

Evénements externes? La plupart des gens pensent à l’assemblée générale annuelle ou à la sortie du personnel avant Noël, lorsque ces «grandes boîtes» ne génèrent généralement qu’une petite partie des coûts totaux, mais reçoivent beaucoup plus d’attention qu’elles ne le méritent réellement. Il va sans dire que ces grands événements sont souvent d’une importance capitale et constituent un panneau d’affichage de l’entreprise, sur lequel les clients, les prestataires de services ou les actionnaires devraient se voir offrir quelque chose. Les acheteurs, en particulier, ne devraient pas être aveuglés par cette situation. 

Mauvaise mise au point

Si l’on fait abstraction de l’importance d’un événement pour une entreprise et que l’on se concentre sur les coûts, les événements de moins de 30 participants devraient certainement recevoir plus d’attention. Jusqu’à 80 % des dépenses sont occasionnées par de petits événements, tels que le séminaire des ventes, la réunion de la direction ou l’incentive de l’équipe. Les organisateurs de réunions savent que l’effort de planification d’un événement ne dépend pas directement de sa taille, et il en va de même pour les coûts. 

Les sociétés de gestion de voyages, qui fournissent également des services de consultation et d’organisation dans le domaine des réunions et des événements, calculent les dépenses approximatives pour les événements externes en utilisant diverses formules. Cependant, toutes les entreprises partent du principe qu’au cours d’un exercice, de 1 à 3 % du chiffre d’affaires est généré par des événements externes, selon la taille de la compagnie et surtout selon le secteur. Les secteurs pharmaceutique et financier sont clairement en tête à cet égard, tandis que les entreprises industrielles ont tendance à se situer dans le bas de l’échelle. Alors pourquoi les dépenses et surtout l’achat de ces services sont-ils encore «sous le radar» pour beaucoup d’entreprises?

Approvisionnement décentralisé 

Les petites manifestations sont généralement organisées par des assistants des différents services. En plus de toutes les autres tâches, ils doivent s’occuper de la recherche d’un emplacement approprié, ce qui est perçu par beaucoup comme une tâche passionnante, mais qui ne fait pas partie de leurs compétences-clés. Une recherche approfondie, en pesant tous les avantages et les inconvénients et en négociant professionnellement les meilleures conditions: tout cela demande du temps et du savoir-faire. Si les assistants se chargent de ces tâches, une réservation est souvent simplement faite dans un hôtel déjà connu dans la destination désirée par manque de temps. La renégociation est minime et il n’y a pratiquement pas de comparaison des coûts, sans parler d’un appel d’offres ouvert.

Plateformes pas d’aide

Les plateformes de gestion de réunions, telles que celles qui sont maintenant disponibles en grand nombre, n’atténuent pas le problème de l’absence d’appel d’offres, car elles fonctionnent toutes selon le même principe: les localités paient un droit d’inscription en fonction de leur position (comparable à celui de Google Ads). La sélection présentée à l’utilisateur n’est donc pas neutre, mais l’oriente plutôt vers les fournisseurs les plus lucratifs de la plateforme. Par la suite, la sélection finale des hôtels, qui peuvent soumettre une offre, se fait à la main. Comme il est dans la nature de l’homme de préférer l’inconnu connu, les localités que l’utilisateur connaît ou aime y sont à nouveau privilégiées. Il y a donc un quasi-double biais – tant de la part de la plateforme que de l’utilisateur – et il n’y a pas non plus d’appel d’offres ouvert.  

Manque de compétition

Surtout les entreprises qui tiennent leurs réunions dans les mêmes hôtels courent le risque de payer plus que nécessaire pour leurs événements. Les lieux de réunion n’ont aucune raison d’améliorer leur offre, car l’événement aura lieu de toute façon. Des tarifs plus bas ou de meilleures conditions ne sont pas nécessaires. Afin d’obtenir la meilleure offre, vous ne devriez pas vous approvisionner par différents canaux – comme c’est souvent le cas – parce que la demande détermine le prix dans les hôtels. Il convient plutôt de veiller dès le départ à aborder plusieurs localités potentielles de manière impartiale, à accorder à chacun les mêmes conditions et possibilités et à communiquer ouvertement avec les prestataires de services. Soyez transparent! Parlez de votre approche, de vos besoins exacts et surtout de leurs concurrents qui sont en compétition. Ce n’est que récemment qu’il existe sur le marché un logiciel de gestion de réunions qui a introduit cette approche dans le monde numérique et permet de lancer automatiquement un appel d’offres ouvert, ce qui stimule la concurrence entre fournisseurs. 

Mauvais suivi

Surtout, la structure décentralisée des achats mentionnés au début et les différents canaux de réservation rendent le suivi centralisé pratiquement impossible pour les entreprises. L’absence de données consolidées entrave non seulement la mise en œuvre de processus d’achat appropriés, mais empêche également les négociations avec les fournisseurs de services, ce qui a un impact négatif sur les coûts des événements. C’est pourquoi il est d’autant plus important pour les achats de prendre en charge et d’édicter des directives claires et contraignantes pour les réunions et événements, idéalement une politique interne de réunions d’entreprise.

Le jeu d’acteur, c’est payant 

Le potentiel d’économie dans le domaine des réunions et des événements est énorme pour les entreprises, mais il n’est perçu et exploité que dans une faible mesure. Elaborez des directives d’achat claires et accordez de l’importance à un appel d’offres objectif lors de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des réunions. Poursuivez vos actions réussies en matière de gestion individuelle des déplacements et déroulez le tapis rouge pour les réunions et les événements. Ça vaut le coup!

Liste de contrôle

1. Votre entreprise dispose-t-elle d'un processus d'achat pour la réservation de lieux de réunion?
2. Existe-t-il un bureau central ou un service par l'intermédiaire duquel les réunions et les événements sont approuvés?
3. Soutenez-vous vos organisateurs d'événements avec la technologie des réunions (p. ex. la recherche de lieux de réunion ou l'inscription des participants)?
4. Les dépenses de réunion de votre organisation sont-elles suivies de manière consolidée et les potentiels d'économies sont-ils pleinement exploités?
5. Votre entreprise a-t-elle une politique en matière de réunions et cette politique est-elle appliquée de façon uniforme?
6. Votre entreprise s'efforce-t-elle actuellement de mieux structurer la gestion de vos réunions et d'optimiser les dépenses futures liées aux événements?

Si vous avez répondu «non» à deux ou plusieurs de ces questions, nous vous recommandons fortement d'agir maintenant, d'évaluer les technologies appropriées et d'introduire des structures et des processus.