Protection des données et traitement des données personnelles

Responsables et rôles

 

La présente déclaration de protection des données s’applique au traitement des données personnelles par:

procure.ch
Entfelderstrasse 2 / 5000 Aarau
contactnoSpam@procure.noSpamch / www.procure.ch

procure.ch est responsable du traitement des données personnelles, notamment dans le cadre des activités de l’association, de la gestion des membres, des manifestations, des examens fédéraux, des commissions spécialisées, des activités d’expertise, des activités de réseautage ainsi que d’autres prestations de l’association.

La commission d’examen de procure.ch pour l’examen professionnel fédéral de spécialiste d’achat/approvisionnement ainsi que pour l’examen professionnel supérieur de responsable achats exerce des tâches publiques de la Confédération dans le cadre de la réalisation de ces examens fédéraux. Dans ce domaine d’activité, elle est dès lors considérée comme un organe fédéral au sens de la loi sur la protection des données (LPD). Le traitement des données personnelles en lien avec l’admission, l’organisation des examens, l’évaluation, l’assurance qualité, les procédures de recours et l’archivage s’effectue dans le respect des dispositions applicables aux organes fédéraux en matière de protection des données.

Swiss International Trade Academy AG
Entfelderstrasse 2 / 5000 Aarau
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Swiss International Trade Academy AG est responsable du traitement des données personnelles en lien avec ses offres de formation, de cours et de conseil ainsi qu’avec l’administration de ses étudiantes et étudiants, participantes et participants et enseignantes et enseignants.

Lorsque procure.ch et Swiss International Trade Academy AG réalisent ensemble des offres ou utilisent des systèmes et processus communs, des données personnelles peuvent être échangées entre les deux organisations dans la mesure nécessaire. Chaque organisation demeure responsable des traitements qu’elle effectue ainsi que du respect de ses obligations en matière de protection des données.

Pour certaines prestations, nous faisons appel à des prestataires externes, par exemple pour les systèmes informatiques, l’hébergement, les services cloud, la communication, les manifestations ou d’autres prestations de soutien. Ces prestataires traitent les données personnelles exclusivement pour notre compte, selon nos instructions et sur la base d’accords contractuels correspondants.

 

Traitement des données personnelles

 

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez directement, par exemple lors d’inscriptions, d’enregistrements, de prises de contact, d’adhésions, de formations continues, de manifestations ou d’examens. Selon la finalité, les données personnelles peuvent également provenir d’employeurs, d’organisations partenaires, de partenaires d’examen, d’autorités, de registres publics ou d’autres tiers autorisés.

Selon la finalité, nous traitons notamment des données de base et de contact, des données relatives aux adhésions et aux contrats, des données de communication, des données relatives aux cours et aux manifestations, des données d’examen, des données de paiement et de facturation, des données photo et vidéo ainsi que des données techniques d’utilisation.

Adhésions et prestations de l’association

Nous traitons des données personnelles pour gérer les adhésions, fournir les prestations de l’association, communiquer avec les membres, établir les factures ainsi que développer et entretenir les relations avec les membres et les personnes intéressées.

Formations continues

Nous traitons des données personnelles pour traiter les inscriptions, organiser et réaliser des cours, cursus et offres de formation continue, communiquer avec les participantes et participants ainsi qu’avec les intervenantes et intervenants, établir des attestations de participation et des certificats, et assurer la qualité ainsi que l’évaluation de nos offres de formation.

Manifestations

Nous traitons des données personnelles pour planifier, organiser et réaliser des manifestations, gérer les participantes et participants, communiquer avec les participantes et participants, les intervenantes et intervenants ainsi que les partenaires, et documenter ainsi que rendre compte des manifestations.

Examens

Dans le cadre des examens professionnels fédéraux et des examens professionnels supérieurs, nous traitons des données personnelles pour l’admission des candidates et candidats, l’organisation et la réalisation des examens, l’évaluation des prestations d’examen, l’établissement des décisions d’examen et des diplômes, l’assurance qualité ainsi que le traitement des procédures de recours et des voies de droit.

Peuvent notamment être traitées des données d’inscription, des qualifications de formation et professionnelles, des attestations de travail, des justificatifs d’identité, des prestations d’examen, des notes, de la correspondance, des décisions ainsi que des informations relatives aux mesures de compensation des désavantages.

Dans la mesure où les commissions d’examen organisent des examens fédéraux, elles exercent des tâches publiques de la Confédération. Dans ce domaine, le traitement des données personnelles s’effectue dans le respect des dispositions applicables aux organes fédéraux en matière de protection des données.

Communication et CRM

Nous traitons des données personnelles pour entretenir et gérer les contacts avec les membres, les personnes intéressées, les participantes et participants, les expertes et experts, les intervenantes et intervenants, les organisations partenaires et d’autres parties prenantes. Cela comprend également le traitement des demandes ainsi que l’envoi d’informations, de newsletters et d’invitations.

Site web et services numériques

Nous traitons des données personnelles pour l’exploitation, la sécurité et l’optimisation de notre site web et de nos offres numériques, ainsi que pour analyser l’utilisation de nos services en ligne.

Photos, vidéos et communication

Dans le cadre de manifestations et d’activités de l’association, des photos, vidéos et enregistrements sonores peuvent être réalisés et utilisés pour le compte rendu, la documentation, les relations publiques ainsi que les médias imprimés et en ligne.

Applications d’IA

Nous pouvons traiter des données personnelles dans le cadre d’applications fondées sur l’IA, dans la mesure où cela est nécessaire pour soutenir des processus administratifs, organisationnels, de communication ou spécialisés. Nous veillons au respect des exigences applicables en matière de protection des données et de confidentialité.

Communication de données personnelles

Des données personnelles peuvent être communiquées à des prestataires externes, à des fournisseurs informatiques et d’hébergement, à des partenaires de formation et d’examen, à des prestataires de manifestations, à des autorités ainsi qu’à d’autres sous-traitants ou destinataires, dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir des obligations légales ou contractuelles ou pour fournir nos prestations.

 

Conservation

 

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités de traitement concernées ou tant que des obligations légales, réglementaires ou organisationnelles de conservation existent.

Les délais ou critères de conservation suivants s’appliquent notamment:

• Les documents contractuels, relatifs aux membres, aux cours, aux examens et aux factures sont en principe conservés pendant le délai légal de dix ans.
• Les données des personnes intéressées sans adhésion active, inscription ou relation commerciale sont supprimées ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités prévues.
• Les données relatives aux newsletters sont conservées jusqu’au désabonnement ou jusqu’à la disparition de la finalité d’envoi.
• Les journaux de serveurs et de systèmes sont généralement conservés pendant une durée limitée afin de garantir la sécurité, l’analyse des erreurs et l’exploitation des systèmes, puis supprimés ou anonymisés.
• Les données de santé et les informations relatives aux mesures de compensation des désavantages dans le cadre d’examens ou de manifestations ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité concernée ou en raison d’exigences légales.
• Les photos et vidéos sont conservées aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à des fins de documentation, de communication, d’archivage ou de publication.
• Les données traitées dans le cadre d’applications d’IA ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au traitement concerné. Lorsque des systèmes externes sont utilisés, les délais de conservation dépendent des paramètres convenus et des accords contractuels conclus avec les fournisseurs concernés.

 

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et de systèmes basés sur le cloud

 

Nous utilisons des systèmes fondés sur l’IA ainsi que des solutions basées sur le cloud pour soutenir les activités administratives et optimiser des processus internes et externes.

Des données personnelles peuvent être traitées dans ce cadre, pour autant que cela soit nécessaire à la finalité concernée. Les systèmes d’IA servent exclusivement d’outils de soutien, notamment pour la préparation, la structuration et l’accompagnement spécialisé de clarifications, par exemple en lien avec des procédures d’examen ou d’admission.

Les systèmes fournissent des propositions, des indications ou des préévaluations sur la base de critères définis. Aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques ou ayant des conséquences significatives n’a lieu. Toutes les décisions pertinentes sont prises par des personnes physiques qualifiées.

 

Traitements à l’étranger

 

Lors du recours à des prestataires externes, nous veillons, par des mesures contractuelles et organisationnelles appropriées, à garantir un niveau de protection des données adéquat. Une communication de données personnelles à l’étranger n’a lieu que si des garanties appropriées au sens de la LPD sont en place.

Les données des clientes et clients sont utilisées exclusivement pour fournir les prestations concernées et ne sont pas utilisées pour l’entraînement de modèles d’IA ou à d’autres fins propres aux fournisseurs, pour autant que cela soit convenu contractuellement ou garanti par les services et paramètres choisis.

Le stockage et le traitement des données s’effectuent en principe dans des services cloud et d’autres systèmes informatiques dont les sites de données se trouvent en Suisse ou dans des pays de l’UE. Des accords de sous-traitance ainsi que d’autres accords en matière de protection des données existent avec les fournisseurs utilisés. La conservation et la suppression des données se fondent sur les délais de conservation décrits dans la présente déclaration de protection des données ainsi que sur les prescriptions légales.

Les contenus et les données demeurent la propriété des titulaires de droits concernés. Nous veillons à ne porter atteinte à aucun droit d’auteur, droit de la personnalité ou autre droit protégé.

 

Directive relative à l’utilisation de l’IA

 

Nous utilisons l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir nos activités. Son utilisation s’effectue conformément à la présente déclaration de protection des données ainsi qu’aux dispositions applicables en matière de protection des données.

Des directives complémentaires s’appliquent à l’utilisation concrète des systèmes d’IA, notamment dans le travail quotidien. Elles règlent en détail l’utilisation responsable, le traitement des données ainsi que l’examen et l’utilisation des résultats générés par l’IA. Les directives relatives à l’IA font partie intégrante des directives de protection des données.

Vers la directive relative à l’utilisation de l’IA

 

Consentement

Lorsqu’un consentement est requis pour un traitement, celui-ci est donné de manière volontaire, informée et explicite.

Un consentement explicite est notamment requis pour:

• le traitement de données personnelles sensibles

 

Données personnelles sensibles

Dans des cas exceptionnels, des données personnelles sensibles sont traitées. Il s’agit par exemple de données de santé ou d’informations relatives à des procédures administratives ou pénales. Le traitement de telles données s’effectue avec des exigences de sécurité accrues.

 

Profilage

Des données peuvent être évaluées de manière automatisée afin d’analyser l’utilisation de nos offres. Des profils d’utilisation pseudonymes peuvent éventuellement être créés à des fins statistiques.

Aucun profilage à risque élevé au sens de la LPD n’a lieu.

 

Responsables et sous-traitants

Le responsable décide des finalités et des moyens du traitement des données. Lorsque des tiers sont mandatés pour effectuer un traitement, en tant que sous-traitants, cela se fait uniquement dans le cadre des prescriptions légales et d’accords écrits.

Ceux-ci garantissent que:

• les données ne sont traitées que dans l’étendue convenue
• la sécurité des données est garantie
• aucune communication illicite n’a lieu

 

Restrictions d’accès internes

L’accès aux données personnelles au sein de procure.ch est réglé selon les rôles. Les domaines sensibles, par exemple les données d’examen, sont notamment protégés par des mesures organisationnelles et techniques.

 

Système CRM

Le CRM sert de système central pour la gestion des adresses et des données personnelles. Il est conçu selon le principe de la protection des données dès la conception et limite le traitement au minimum nécessaire.

 

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent notamment des droits suivants dans le cadre des dispositions applicables en matière de protection des données:

• obtenir des renseignements sur le traitement de leurs données personnelles;
• faire rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes;
• faire supprimer des données personnelles, pour autant qu’aucune obligation légale de conservation ni aucun autre motif légitime prépondérant ne s’y oppose;
• faire limiter certains traitements de données;
• s’opposer à des traitements de données, pour autant que les conditions légales soient remplies;
• obtenir la remise ou la transmission de leurs données personnelles dans un format électronique courant, pour autant que les conditions légales soient remplies;
• révoquer un consentement donné avec effet pour l’avenir.

Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent s’adresser au point de contact indiqué dans la présente déclaration de protection des données.

Les demandes de renseignements et autres demandes relevant de la protection des données sont en règle générale traitées dans un délai de 30 jours. Dans des cas justifiés, notamment en présence de demandes complexes ou volumineuses, la durée de traitement peut être prolongée.

En cas de questions relatives à la protection des données, il existe en outre le droit de s’adresser à l’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données.

 

Photos et enregistrements vidéo

 

Lors de manifestations, de formations continues et d’autres activités de procure.ch ainsi que de Swiss International Trade Academy, Höhere Fachschule für Aussenwirtschaft, des photos et vidéos peuvent être réalisées. Ces enregistrements servent notamment à la documentation, au compte rendu, aux relations publiques ainsi qu’à la communication sur nos activités.

Les enregistrements peuvent notamment être publiés sur des sites web, dans des newsletters, des rapports annuels, des brochures, sur les réseaux sociaux ainsi que dans d’autres publications imprimées et en ligne de procure.ch et de Swiss International Trade Academy.

Nous veillons à ne pas représenter des personnes d’une manière susceptible de porter atteinte à des intérêts légitimes ou aux droits de la personnalité. Pour les portraits individuels mis en évidence, les interviews ou des enregistrements comparables, nous recueillons en principe un consentement séparé.

Les personnes qui ne souhaitent pas apparaître sur des photos ou vidéos peuvent l’indiquer à l’organisation de la manifestation sur place ou à l’avance.

Les photos et vidéos ne sont conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités mentionnées ou tant qu’il existe des intérêts légitimes à la documentation et à l’archivage. Les consentements donnés peuvent être révoqués en tout temps avec effet pour l’avenir, pour autant qu’aucun motif juridique ou organisationnel prépondérant ne s’y oppose.

 

Offre en ligne

 

Généralités: lors de l’utilisation de notre site web, des données personnelles sont traitées dans la mesure où cela est nécessaire à son exploitation, à sa sécurité et à son optimisation.

Le traitement repose sur les bases suivantes: votre consentement, la nécessité contractuelle et les intérêts légitimes.

 

Fichiers journaux du serveur

Lors de l’accès à notre site web, des données techniques sont enregistrées, par exemple l’adresse IP, le navigateur, la date et l’heure. Elles servent à garantir une exploitation sûre et sont supprimées périodiquement.

Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires.

Lors de votre visite sur notre site web, vous pouvez définir dans la bannière de cookies les catégories de cookies que vous souhaitez autoriser. Vous pouvez adapter vos paramètres en tout temps.

Analyse web, par exemple Matomo / Google Analytics

Nous utilisons des outils d’analyse web afin d’analyser et d’améliorer notre offre.

Ces outils collectent notamment les données suivantes:

• durée d’utilisation
• pages consultées
• informations techniques

L’évaluation se fait sous forme anonymisée ou pseudonymisée et uniquement si vous y avez consenti.

Services Google

Lors de l’utilisation de services Google, des transferts de données à l’étranger peuvent avoir lieu. Les fournisseurs garantissent à cet égard des garanties appropriées en matière de protection des données, par exemple des clauses contractuelles types.

Newsletter

Lors de l’inscription, la procédure de double opt-in est utilisée.

À des fins d’analyse, les taux d’ouverture et de clic sont évalués. Cette évaluation se fait sous forme agrégée ou pseudonymisée. Vous pouvez vous désabonner de la newsletter en tout temps.

Réseaux sociaux

Nous exploitons des profils sur des réseaux sociaux.

Lorsque vous consultez ces plateformes, les dispositions de protection des données des fournisseurs concernés s’appliquent.

Les boutons de réseaux sociaux intégrés à notre site web le sont de manière respectueuse de la protection des données: une connexion n’est établie que lorsque vous cliquez activement dessus.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données. Celles-ci comprennent notamment:

• la transmission chiffrée des données (HTTPS)
• des restrictions d’accès
• la protection contre les accès non autorisés

 

Personne de contact pour la protection des données

Pour toute question relative à la protection des données ou pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter en tout temps: Elisabeth Frey (elisabeth@procure.ch)

Contact

procure.ch
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E-mail: contactnoSpam@procure.noSpamch

 

1 août 2026, procure.ch