Datenschutz und Bearbeitung von Personendaten

Verantwortliche Stellen und Rollen

 

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung von Personendaten durch:
procure.ch
Entfelderstrasse 2 / 5000 Aarau
contactnoSpam@procure.noSpamch / www.procure.ch

procure.ch ist verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten insbesondere im Zusammenhang mit der Verbandsarbeit, der Mitgliederverwaltung, Veranstaltungen, eidgenössischen Prüfungen, Fachgremien, Expertentätigkeiten, Netzwerkaktivitäten sowie weiteren Verbandsdienstleistungen.

Die Prüfungskommission von procure.ch für die eidgenössische Berufsprüfung Einkaufsfachfrau/Einkaufsfachmann sowie der Höheren Fachprüfung Einkaufsleiterin/Einkaufsleiter nimmt im Rahmen der Durchführung dieser eidgenössischen Prüfungen öffentliche Aufgaben des Bundes wahr. Entsprechend gilt sie in diesem Tätigkeitsbereich als Bundesorgan im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG). Die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit Zulassung, Prüfungsdurchführung, Bewertung, Qualitätssicherung, Beschwerdeverfahren und Archivierung erfolgt unter Beachtung der für Bundesorgane anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Swiss International Trade Academy AG
Entfelderstrasse 2 / 5000 Aarau
contactnoSpam@procure.noSpamch / www.procure.ch

Die Swiss International Trade Academy AG ist verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit ihren Bildungs-, Schulungs- und Beratungsangeboten sowie der Administration ihrer Studierenden, Teilnehmenden und Lehrpersonen.

Soweit procure.ch und die Swiss International Trade Academy AG gemeinsam Angebote durchführen oder gemeinsame Systeme und Prozesse nutzen, können Personendaten im jeweils erforderlichen Umfang zwischen den beiden Organisationen ausgetauscht werden. Jede Organisation bleibt für die von ihr vorgenommenen Bearbeitungen und die Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich.

Für einzelne Dienstleistungen setzen wir externe Dienstleister ein, beispielsweise für IT-Systeme, Hosting, Cloud-Dienste, Kommunikation, Veranstaltungen oder weitere Unterstützungsleistungen. Diese Dienstleister bearbeiten Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag, nach unseren Weisungen und gestützt auf entsprechende vertragliche Vereinbarungen.

 

Bearbeitung von Personendaten

 

Wir bearbeiten Personendaten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, beispielsweise bei Anmeldungen, Registrierungen, Kontaktaufnahmen, Mitgliedschaften, Weiterbildungen, Veranstaltungen oder Prüfungen. Je nach Zweck können Personendaten auch von Arbeitgebern, Partnerorganisationen, Prüfungspartnern, Behörden, öffentlichen Registern oder anderen berechtigten Dritten stammen.

Je nach Zweck bearbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Mitgliedschafts- und Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Kurs- und Veranstaltungsdaten, Prüfungsdaten, Zahlungs- und Rechnungsdaten, Bild- und Videodaten sowie technische Nutzungsdaten.

Mitgliedschaften und Verbandsdienstleistungen

Wir bearbeiten Personendaten zur Verwaltung von Mitgliedschaften, zur Erbringung von Verbandsdienstleistungen, für die Mitgliederkommunikation, die Rechnungsstellung sowie für die Pflege und Betreuung von Mitgliedern und Interessenten.

Weiterbildungen

Wir bearbeiten Personendaten zur Bearbeitung von Anmeldungen, zur Organisation und Durchführung von Kursen, Lehrgängen und Weiterbildungsangeboten, zur Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden, zur Ausstellung von Teilnahmebestätigungen und Zertifikaten sowie zur Qualitätssicherung und Evaluation unserer Bildungsangebote.

Veranstaltungen

Wir bearbeiten Personendaten zur Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, zum Teilnehmermanagement, zur Kommunikation mit Teilnehmenden, Referierenden und Partnern sowie zur Dokumentation und Berichterstattung über Veranstaltungen.

Prüfungswesen

Im Zusammenhang mit eidgenössischen Berufsprüfungen und höheren Fachprüfungen bearbeiten wir Personendaten zur Zulassung von Kandidatinnen und Kandidaten, zur Organisation und Durchführung von Prüfungen, zur Bewertung von Prüfungsleistungen, zur Ausstellung von Prüfungsentscheiden und Diplomen, zur Qualitätssicherung sowie zur Bearbeitung von Beschwerde- und Rechtsmittelverfahren.

Dabei können insbesondere Anmeldedaten, Ausbildungs- und Berufsqualifikationen, Arbeitsbestätigungen, Identitätsnachweise, Prüfungsleistungen, Noten, Korrespondenz, Verfügungen sowie Angaben zu Nachteilsausgleichen bearbeitet werden.

Soweit die Prüfungskommissionen eidgenössische Prüfungen durchführen, nehmen sie öffentliche Aufgaben des Bundes wahr. Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt in diesem Bereich unter Beachtung der anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen für Bundesorgane. 

Kommunikation und CRM

Wir bearbeiten Personendaten zur Pflege und Verwaltung von Kontakten zu Mitgliedern, Interessenten, Teilnehmenden, Expertinnen und Experten, Referierenden, Partnerorganisationen und weiteren Anspruchsgruppen. Dazu gehören auch die Bearbeitung von Anfragen sowie der Versand von Informationen, Newslettern und Einladungen.

Website und digitale Dienste

Wir bearbeiten Personendaten für den Betrieb, die Sicherheit und die Optimierung unserer Website und digitalen Angebote sowie zur Analyse der Nutzung unserer Online-Dienste.

Fotos, Videos und Kommunikation

Im Rahmen von Veranstaltungen und Verbandsaktivitäten können Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt und für die Berichterstattung, Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit sowie für Print- und Online-Medien verwendet werden.

KI-Anwendungen

Wir können Personendaten im Rahmen von KI-gestützten Anwendungen bearbeiten, soweit dies zur Unterstützung administrativer, organisatorischer, kommunikativer oder fachlicher Prozesse erforderlich ist. Dabei achten wir auf die Einhaltung der geltenden Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen.

Weitergabe von Personendaten

Personendaten können an externe Dienstleister, IT- und Hosting-Anbieter, Bildungs- und Prüfungspartner, Veranstaltungsdienstleister, Behörden sowie weitere Auftragsbearbeiter oder Empfänger weitergegeben werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen oder zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist.

 

Aufbewahrung

 

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Bearbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche, regulatorische oder organisatorische Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dabei gelten insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen beziehungsweise -kriterien:

• Vertrags-, Mitglieder-, Kurs-, Prüfungs- und Rechnungsunterlagen werden grundsätzlich während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren aufbewahrt.
• Daten von Interessentinnen und Interessenten ohne aktive Mitgliedschaft, Anmeldung oder Geschäftsbeziehung werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die vorgesehenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
• Newsletterdaten werden bis zur Abmeldung vom Newsletter oder bis zum Wegfall des Versandzwecks aufbewahrt.
• Server- und Systemprotokolle (Logs) werden in der Regel während eines begrenzten Zeitraums zur Gewährleistung von Sicherheit, Fehleranalyse und Systembetrieb aufbewahrt und anschliessend gelöscht oder anonymisiert.
• Gesundheitsdaten und Angaben zu Nachteilsausgleichen im Zusammenhang mit Prüfungen oder Veranstaltungen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck oder aufgrund rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.
• Foto- und Videoaufnahmen werden so lange aufbewahrt, wie sie für Dokumentations-, Kommunikations-, Archivierungs- oder Publikationszwecke benötigt werden.
• Daten, die im Rahmen von KI-Anwendungen bearbeitet werden, werden nicht länger aufbewahrt, als dies für die jeweilige Bearbeitung erforderlich ist. Soweit externe Systeme eingesetzt werden, richten sich die Aufbewahrungsfristen nach den vereinbarten Einstellungen und den vertraglichen Vereinbarungen mit den jeweiligen Anbietern.

 

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und cloudbasierten Systemen

 

Zur Unterstützung administrativer Tätigkeiten sowie zur Optimierung interner und externer Prozesse setzen wir KI-gestützte Systeme sowie cloudbasierte Lösungen ein.

Dabei können Personendaten bearbeitet werden, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. KI-Systeme dienen ausschliesslich als unterstützendes Hilfsmittel, insbesondere bei der Vorbereitung, Strukturierung und fachlichen Begleitung von Abklärungen (z. B. im Zusammenhang mit Prüfungs- oder Zulassungsverfahren).

Die Systeme liefern Vorschläge, Hinweise oder Vorbewertungen auf Basis definierter Kriterien. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder erheblichen Auswirkungen findet nicht statt. Sämtliche relevanten Entscheidungen werden durch qualifizierte natürliche Personen getroffen.

 

Auslandbearbeitungen

 

Beim Einsatz externer Anbieter stellen wir durch geeignete vertragliche und organisatorische Massnahmen sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Eine Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland erfolgt nur bei Vorliegen geeigneter Garantien gemäss DSG.

Kundendaten werden ausschliesslich zur Erbringung der jeweiligen Dienstleistungen verwendet und nicht für das Training von KI-Modellen oder andere eigene Zwecke der Anbieter genutzt, soweit dies vertraglich vereinbart oder durch die gewählten Dienste und Einstellungen sichergestellt ist.

Die Speicherung und Verarbeitung von Daten erfolgt grundsätzlich in Cloud-Diensten und weiteren IT-Systemen mit Datenstandorten in der Schweiz oder in EU-Ländern. Mit den eingesetzten Anbietern bestehen entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsbearbeitung sowie weitere Datenschutzvereinbarungen. Die Aufbewahrung und Löschung der Daten richtet sich nach den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Aufbewahrungsfristen sowie den gesetzlichen Vorgaben.

Inhalte und Daten bleiben im Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Wir achten darauf, dass keine Urheber-, Persönlichkeits- oder sonstigen Schutzrechte verletzt werden.

 

Richtlinie zum Einsatz von KI

 

Zur Unterstützung unserer Tätigkeiten setzen wir Künstliche Intelligenz (KI) ein. Der Einsatz erfolgt im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung sowie den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Für den konkreten Umgang mit KI-Systemen, insbesondere im Arbeitsalltag, gelten ergänzende Richtlinien. Diese regeln den verantwortungsvollen Einsatz, den Umgang mit Daten sowie die Prüfung und Verwendung von KI-Ergebnissen im Detail. Die KI-Richtlinien sind integraler Bestandteil der Datenschutzrichtlinien. 

Zur Richtlinie zum Einsatz von KI 

 

Einwilligung

 

Sofern für eine Bearbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt diese freiwillig, informiert und ausdrücklich.

Eine ausdrückliche Einwilligung ist insbesondere erforderlich bei:

• der Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten

 

Besonders schützenswerte Personendaten

 

In Ausnahmefällen werden besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet. Dazu gehören beispielsweise Gesundheitsdaten oder Angaben zu administrativen oder strafrechtlichen Verfahren. Der Umgang mit solchen Daten erfolgt unter erhöhten Sicherheitsanforderungen.

 

Profiling

 

Zur Analyse der Nutzung unserer Angebote können Daten automatisiert ausgewertet werden. Dabei entstehen gegebenenfalls pseudonyme Nutzungsprofile zu statistischen Zwecken.

Ein Profiling mit hohem Risiko im Sinne des DSG findet nicht statt.

 

Verantwortliche und Auftragsbearbeiter

 

Die verantwortliche Stelle entscheidet über Zweck und Mittel der Datenbearbeitung. Werden Dritte mit der Bearbeitung beauftragt (Auftragsbearbeiter), erfolgt dies nur im Rahmen von gesetzlichen Vorgaben und schriftlichen Vereinbarungen.

Diese stellen sicher, dass:

• die Daten nur im vereinbarten Umfang bearbeitet werden
• die Datensicherheit gewährleistet ist
• keine unzulässige Weitergabe erfolgt

 

Interne Zugriffsbeschränkungen

 

Der Zugriff auf Personendaten ist innerhalb von procure.ch rollenbasiert geregelt. Insbesondere sind sensible Bereiche (z. B. Prüfungsdaten) organisatorisch und technisch geschützt.

 

CRM-System

 

Das CRM dient als zentrales System zur Verwaltung von Adress- und Personendaten. Es ist nach dem Prinzip «Privacy by Design» ausgestaltet und beschränkt die Bearbeitung auf das notwendige Minimum.

 

Rechte betroffener Personen

 

Betroffene Personen haben im Rahmen der anwendbaren Datenschutzbestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten;
• Löschung von Personendaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere überwiegende berechtigte Gründe entgegenstehen;
• Einschränkung bestimmter Datenbearbeitungen;
• Widerspruch gegen Datenbearbeitungen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten in einem gängigen elektronischen Format, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung ihrer Rechte können sich betroffene Personen an die in dieser Datenschutzerklärung bezeichnete Kontaktstelle wenden.

Auskunftsgesuche und andere datenschutzrechtliche Anfragen werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen beantwortet. In begründeten Fällen, insbesondere bei komplexen oder umfangreichen Anfragen, kann die Bearbeitungsdauer verlängert werden.

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen besteht zudem das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

 

Fotos und Videoaufnahmen

 

An Veranstaltungen, Weiterbildungen und weiteren Aktivitäten von procure.ch sowie der Swiss International Trade Academy Höheren Fachschule für Aussenwirtschaft können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden. Die Aufnahmen dienen insbesondere der Dokumentation, Berichterstattung, Öffentlichkeitsarbeit sowie der Kommunikation über unsere Aktivitäten.

Aufnahmen können insbesondere auf Websites, in Newslettern, Jahresberichten, Broschüren, sozialen Medien sowie in weiteren Print- und Online-Publikationen von procure.ch und der Swiss International Trade Academy veröffentlicht werden.

Wir achten darauf, keine Personen in einer Weise darzustellen, die berechtigte Interessen oder Persönlichkeitsrechte beeinträchtigt. Für hervorgehobene Einzelportraits, Interviews oder vergleichbare Aufnahmen holen wir grundsätzlich eine separate Einwilligung ein.

Personen, die nicht auf Foto- oder Videoaufnahmen erscheinen möchten, können dies der Veranstaltungsorganisation vor Ort oder vorab mitteilen. 

Foto- und Videoaufnahmen werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder berechtigte Interessen an der Dokumentation und Archivierung bestehen. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, soweit dem keine überwiegenden rechtlichen oder organisatorischen Gründe entgegenstehen.

 

Online-Angebot

 

Allgemein: Bei der Nutzung unserer Website werden Personendaten bearbeitet, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit und die Optimierung erforderlich ist.

Die Bearbeitung erfolgt auf Grundlage: Ihrer Einwilligung, vertraglicher Notwendigkeit und berechtigter Interessen.

Server-Logfiles

Beim Zugriff auf unsere Website werden technische Daten gespeichert (z. B. IP-Adresse, Browser, Datum/Zeit). Diese dienen dem sicheren Betrieb und werden periodisch gelöscht.

Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien.

Beim Besuch unserer Website können Sie im Cookie-Banner festlegen, welche Kategorien von Cookies Sie zulassen möchten. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit anpassen.

Webanalyse (z. B. Matomo / Google Analytics)

Zur Analyse und Verbesserung unseres Angebots nutzen wir Webanalyse-Tools.

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• Nutzungsdauer
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• technische Informationen

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Google-Dienste

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Zur Analyse werden Öffnungs- und Klickraten ausgewertet. Diese Auswertung erfolgt in aggregierter oder pseudonymisierter Form. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen.

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Wir betreiben Profile auf sozialen Netzwerken.

Beim Besuch dieser Plattformen gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Social-Media-Buttons auf unserer Website sind datenschutzfreundlich eingebunden: Eine Verbindung wird erst hergestellt, wenn Sie aktiv daraufklicken.

Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
• Zugriffsbeschränkungen
• Schutz vor unbefugtem Zugriff

 

Datenschutz-Ansprechperson

 

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden: Elisabeth Frey (elisabeth@procure.ch)

Kontakt

procure.ch
Entfelderstrasse 2
5000 Aarau
E-Mail: contactnoSpam@procure.noSpamch

 

1. August 2026, procure.ch