Determinare il budget: Non c’è bisogno di una sfera di cristallo

Solitamente, il budget ha un orizzonte di pianificazione annuale e il principale scopo di fornire dei dati ai fornitori. Il budget è quindi un punto di riferimento per tutta l’azienda e saperlo gestire correttamente permette di tenere sotto controllo fatturati e costi, ove al variare dell’uno o dell’altro, è possibile prendere le misure corrette per mantenere il margine costante. Infine, il budget è fondamentale per gestire il cash management.

La previsione mensile consiste invece in un vero e proprio sistema di pianificazione che permette di gestire le risorse in maniera opportuna, in particolare per quel che concerne l’approvvigionamento di materiali.

Il Budget viene definito a dipendenza degli obiettivi di vendita annuali e, per un normale esercizio che ha inizo nel mese di gennaio, esso dovrebbe essere determinato nell’autunno precedente. Dal budget di vendita scaturiscono sia
il budget finanziario sia quello industriale, i quali sono necessari rispettivamente per definire investimenti e flussi di cassa, e per pianificare risorse umane e materiali.

Il budget per gli acquisti permette di sviluppare la strategia e verificare se il parco fornitori sia adeguato, decidere il progetto di lavoro sui fornitori strategici e contrattare i volumi con i fornitori di leva, fissando un prezzo standard.
Il prezzo standard d’acquisto, ossia il punto di riferimento per calcolare il costo del
prodotto, se confrontato con il prezzo medio di acquisto, fornisce informazioni riguardanti l’efficienza dell’ufficio acquisti ed evidenzia eventuali perdite di marginalità. Per gestire idoneamente il budget e la previsione è essenziale
ridurre il margine d’errore. In assenza di eventi particolari la varianza è maggiore tra
famiglie di prodotti piuttosto che tra volumi totali, il che implica che i volumi totali potrebbero rimanere invariati, ma il mix dei prodotti potrebbe cambiare. Partendo dalle ultime due considerazioni, si può affermare che la variazione delle previsioni nei confronti dei fornitori dipende dal mix di prodotto e dal lead time dei materiali. Di conseguenza, è determinante fare un ampio lavoro di riduzione dei tempi di
approvvigionamento, ragionando in termini di famiglie di prodotto, aggregate per comunanza di materiali a lungo lead time. In questo modo, al variare del mix produttivo si possono ridurre le varianze sui materiali.

Generalmente la previsione viene verificata e corretta mensilmente, mentre il budget viene ridefinito ogni 2–3 mesi. La maggior parte delle aziende possono utilizzare le previsioni in maniera efficace, a condizione che sappiano strutturare opportunamente la gestione delle informazioni.