Cloud-Ausgabenmanagement – mehr Transparenz, bitte!

Wer die Cloud managen will, braucht freie Sicht, um Kostenfallen sicher zu umschiffen und Zielvorgaben am Horizont effektiv zu erreichen. 

Zur Navigation im Wolkenmeer haben Unternehmen in den letzten Jahren verstärkt automatisierte Prozesse implementiert, um beispielsweise Workloads in der Cloud nach Feierabend herunterzufahren oder die passende Lizenz für Projekte, Abteilungen und Mitarbeiter zu bestimmen. 

Die Möglichkeiten sind damit allerdings noch lange nicht ausgeschöpft. So nutzen nach dem «State of the Cloud Report 2020» von Flexera (dieser untersucht, wie 138 Cloudentscheidungsträger und -nutzer in Europa über den öffentlichen, privaten und Multicloudmarkt denken) gerade einmal 28 Prozent der befragten Unternehmen Multi-Cloud-Management-Tools, um die unterschiedlichen Preis- und Nutzungsmodelle der Anbieter unter einen Hut zu bringen und Verträge souverän zu verhandeln. Dass ein Viertel der getätigten Cloud-Ausgaben laut Umfrage keinen direkten ROI erzielen, verwundert daher nicht. 

Licht im Kostendschungel 

Um diese Schieflage in ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis zu verwandeln, braucht das IT-Procurement vor allem einen tiefen und weitreichenden Einblick in die IT- und Cloud-Assets im Unternehmen. Das beginnt bereits bei den Kosten und Kaufvereinbarungen. Unternehmen wie AWS, Azure, Google, Oracle und Konsorten bieten eine Vielzahl an Preis- und Nutzungsmodellen, die sich in immer kürzeren Abständen verändern. 

In hybriden Umgebungen, in denen Public und Private Cloud kombiniert und mehrere Clouds parallel zum Einsatz kommen, nimmt diese Aufgabe exorbitante Ausmasse an. Eine einzige Monatsrechnung kann Millionen von Einzelposten aufweisen, wobei ein jeder Anbieter über Zehntausende von Stock Keeping Units (SKUs) aufführt. Theoretisch können Einkäufer über diese «Artikelnummer» jedes erworbene Softwareprodukt exakt erfassen und verwalten. In der Praxis lässt sich ohne entsprechende Softwaremanagementtools jedoch leicht der Überblick verlieren. 

Cloudkosten sind zudem nicht gleich Cloudkosten. Wie viel der Zugriff auf Cloudserver und virtuelle Maschinen (VM) tatsächlich kostet, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig, wie etwa von den Betriebsstunden oder auch der Region. AWS-Instanzen (virtuelle Server von Amazon) beispielsweise, die in Amazons US-amerikanischen Rechenzentren bereitstehen, sind in der Regel um einige Prozentpunkte preisgünstiger als solche aus Irland oder Deutschland. Gilt es jedoch Vorgaben bei der Datenspeicherung und dem Datenschutz zu erfüllen, kann dieser Kostenvorteil schnell wieder zweitrangig werden. 

Compliance einhalten

Gleichzeitig ist das Lizenzmanagement durch die Cloud deutlich komplexer und aufwendiger geworden. Vor allem wenn Unternehmen bestehende Lizenzen in die Cloud übertragen, kann die Art der Lizenzierung oft mehr Kosten verursachen, als Vorteile schaffen. 

Dass Anbieter unterschiedliche und teilweise sogar widersprüchliche Bestimmungen für die Nutzung ihrer Software in der Cloud vorgeben, macht die Aufgabe nicht leichter. Nur weil eine Software innerhalb einer Cloud-Umgebung installiert und genutzt werden kann, heisst dies nicht automatisch, dass Unternehmen dies auch dürfen. 

Um also potenzielle kostspielige Compliance-Verstösse zu vermeiden, sollten IT-Abteilungen in Zusammenarbeit mit den für die Lizenzierung verantwortlichen Teams genau überprüfen, ob die Cloud-Nutzung auch durch die vom Einkauf erworbene Lizenz tatsächlich abgedeckt ist. Ansonsten laufen sie Gefahr, beim nächsten Auditverfahren von sogenannten «True-Up-Fees» überrascht zu werden. Diese Nachzahlungen stehen dem Anbieter gemäss Vertrag zu und können in die Millionen gehen. 

Unnötige Ausgaben eliminieren

Mehr Transparenz in die Cloud-Assets und -Nutzung im Unternehmen bedeutet zudem mehr Kontrolle für den Einkauf. Ungenutzte oder nicht ausgeschöpfte Lizenzen (Shelfware) lassen sich beseitigen beziehungsweise bedarfsgerecht umverteilen. 

Auch das Problem der Schatten-IT und in neuer Variante des «Cloud Sprawls» – also eine unkontrollierte Ausbreitung der Cloud-Instanzen, -Dienste oder -Provider in einem Unternehmen – lässt sich so proaktiv angehen. Der unkomplizierte Erwerb von Cloud-Instanzen verleitet viele Mitarbeitende dazu, Cloud-Instanzen und -Anwendungen eigenmächtig und ohne Absprache mit der IT zu erwerben. Dem Procurement entgehen damit nicht nur aufschlussreiche Informationen, die bei Verhandlungen mit Cloud-Service-Anbietern von Vorteil sein könnten. Die unkontrollierte Ausbreitung kann auch die Kosten rasch in die Höhe treiben – zumal einzelne Mitarbeitende nur selten mit den gleichen Preisvorteilen und Mengenrabatten rechnen können.

Entscheiden statt schätzen

Was heisst das letztendlich für das IT-Procurement? Um Bedarfsprognosen zu erstellen, Kapazitäten anzupassen und das IT-Budget entsprechend zu planen, reichen Kalkulationstabellen und blosse Schätzungen als Entscheidungsgrundlage längst nicht mehr aus. 

Wer die Kostenvorteile der Cloud nutzen will, braucht automatisierte Management-Lösungen, die eine genaue und stets aktuelle Kosten-Nutzen-Analyse liefern. Auf dieser Basis kann der Einkauf die Cloud als wirksamen Hebel einsetzen, die IT-Ausgaben proaktiv managen und Kosten auch langfristig einsparen. Das ist so nötig wie nie zuvor. Denn die digitale Transformation nimmt trotz Krisenstimmung weiter an Fahrt auf. 

Das Coronavirus hat mit einem Schlag klargemacht, wie wichtig Cloud und Digitalisierung sowohl für den Geschäftsbetrieb mit Kunden und Partnern als auch für die Mitarbeitenden im Homeoffice ist. Mehr als zwei Drittel der Unternehmen erwarten daher im nächsten Jahr eine deutlich höhere Cloud-Nutzung als ursprünglich budgetiert. Höchste Zeit also, freie Sicht zu schaffen und strategische Lösungen für das Ausgabenmanagement zu bestimmen. 

Beratung und Netzwerk

Am 22. Oktober von 17 bis 20 Uhr haben Sie die Gelegenheit, den Autor am Business Dinner der Region Bern persönlich zu treffen. Möchten Sie am Anlass teilnehmen? Kontaktieren Sie bitte Sabrina Staubli: staublinoSpam@procure.noSpamch 

Wenn Sie wissen wollen, wie Sie Ihre Cloud- und SaaS-Ausgaben managen und optimieren können, dann melden Sie sich für den am 19. November erstmalig stattfindenden Beratungstag zum Thema SAM an: 

www.procure.ch/service