Beschaffung als strategischer Anker in einem regulierten Umfeld

Gleichgewicht zwischen Compliance und Effizienz
Als Leiter des Beschaffungswesens in einer stark regulierten Branche wie der einer Krankenversicherung besteht meine Aufgabe darin, für ein Gleichgewicht zwischen Compliance und Kosteneffizienz zu sorgen. Die behördlichen Auflagen der Regulatoren werden immer strenger und die Qualitätsstandards steigen. Eine unserer wichtigsten Aufgaben besteht darin, diese Anforderungen zu erfüllen. 
Wir haben daher eine Reihe strukturierter Massnahmen eingeführt. Zu diesen zählt insbesondere die Umsetzung des «Three Lines of Defense Model» in der Beschaffung. Dieser Rahmen stärkt die Aufsicht und Kontrolle, klärt die Verantwortlichkeiten und gewährleistet die Einhaltung der verbindlichen Verfahren bei allen Aktivitäten. 
Gleichzeitig konzentrieren wir uns weiterhin auf die drei Kernziele einer effektiven Beschaffungsorganisation: 

• Ausgaben reduzieren 

• Unnötige Kosten vermeiden 

• Volle Transparenz und Budget-Disziplin bei allen Beschaffungsprojekten 

Für uns geht die Beschaffungsleistung über die blosse Auswirkung auf unsere G & V hinaus. Es geht darum, Mehrwert zu schaffen, die Compliance zu unterstützen und als strategischer Partner für das Unternehmen und die Businessline zu agieren.
 

Einbettung digitaler Tools in Governance und Wertschöpfung 
Wir haben unsere Beschaffungsprozesse nach dem «Three Lines of Defense»-Modell strukturiert, um sowohl die strategische Aufsicht als auch die operative Disziplin zu stärken. Digitale Tools spielen eine zentrale Rolle bei der Einbettung dieses Rahmens. Sie stellen sicher, dass jede Verantwortungs linie klar definiert, umgesetzt und vollständig nachvollziehbar ist. 

In unserem Modell: 
Die erste Verantwortungslinie ist für die Risiken im Tagesgeschäft zuständig und verwaltet diese. Die tägliche Beschaffung wird über digitale Tools abgewickelt, die eine konsistente, gesetzeskonforme Ausführung unterstützen. 
Die zweite Linie ist fokussiert auf Risik und Compliance. Diese Ebene bietet Anleitung und Kontrolle durch klar definierte und in unsere Systeme integrierte Genehmigungsverfahren sowie Unterstützung für die erste Linie. 
Die dritte Linie sichert die interne Revision, die unabhängig die Führungsstrukturen, die Risikokontrollen und die Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsrichtlinien überprüft. 
Wir haben unsere Arbeitsabläufe so gestaltet, dass diese drei Linien nicht umgangen werden können – alternative Routen sind strikt eingeschränkt. Dies gewährleistet unter anderem auch die Anwendung unseres «Third Party Risk Managements» und die Durchgängigkeit unserer internen Prozesse. Indem wir unsere Governance direkt in die digitalen Prozesse implementiert haben, können wir das Beschaffungswesen sowohl mit unseren strategischen Zielen als auch mit den gesetzlichen wie regulatorischen Verpflichtungen in Einklang bringen – und so für echten Mehrwert und Transparenz im «daily business» sorgen. 
 

Stärkung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit 
Die Beschaffung kann nicht mehr isoliert agieren. Die Teams (interne Fachbereiche / Kunden und Procurement) müssen unternehmensübergreifend denken und handeln sowie enge Verbindungen zwischen den Abteilungen schaffen, anstatt in Silos zu arbeiten. Eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist entscheidend, und die oberste Führungsebene inklusive Geschäftsleitung muss eine Gatekeeping-Rolle dazu einnehmen, um dies sicherzustellen. Praktiken wie das sogenannte «zero based budgeting» sollten häufiger und konsequenter angewandt werden, vor allem, weil Beschaffungsleiter oft nicht selbst die Befugnis haben, den internen Bedarf, die Spezifikationen oder die Qualität eigenständig zu hinterfragen. Strategische Beschaffung erfordert eine gemeinsame Verantwortlichkeit und ein organisationsübergreifendes Engagement. 
 

Tools, die die Messlatte für die Beschaffung höher setzen 
Der zunehmende Einsatz intelligenter Anwendungen, die auf Algorithmen und KI basieren, bedeutet einen grossen Schritt nach vorn. Diese Instrumente bezwecken mehr als reine Kosteneinsparungen. Sie ermöglichen eine robuste Governance und starke Compliance sowie eine transparentere Entscheidungsfindung. Wenn diese Technologien ausgereift sind, werden sie dazu beitragen, Prozesse zu standardisieren und manuelle Eingriffe zu reduzieren. Beschaffungsteams werden sich dadurch stärker auf Strategien und Risiken konzentrieren können. In den nächsten zehn Jahren werden diese Innovationen in der Branche neue Massstäbe für Effizienz und Verantwortlichkeit setzen. 
 

Ratschläge für Beschaffungsleiter zur digitalen Transformation  
Wenn Ihr Unternehmen stark reguliert ist, wie es im Gesundheits- und Versicherungswesen der Fall ist, geht die Rolle der Beschaffung weit über das Realisieren von Kosteneinsparungen hinaus. Sie wird zu einem wichtigen Faktor zur Einhaltung unserer strengen regulatorischen Vorschriften und unseres internen Risikomanagements. Mein Rat: Definieren und bauen Sie Ihre Transformation um diese Verantwortlichkeiten herum auf. Ein solid funktionierendes digitales Fundament sollte nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen den sich entwickelnden regulatorischen Erwartungen gerecht wird. Hier kann das Procurement einen echten und dauerhaften Mehrwert schaffen. •