Vom Aktenordner zum Algorithmus

Wer heute durch eine öffentliche Vergabestelle geht, kann oft noch ein vertrautes Bild beobachten: Aktenstapel, Excel-Listen, manuelle Arbeitsschritte und Fluten von E-Mails. Doch dieses Bild wird sich in den nächsten Jahren radikal verändern, nicht nur technologisch, sondern auch kulturell und strategisch. Die öffentliche Beschaffung steht vor einer umfassenden Transformation, die weit über neue Softwarelösungen hinausgeht.

Der Druck steigt – von innen und aussen

Bis 2030 werden öffentliche Auftraggeber in einem Umfeld agieren, das von zunehmender Komplexität geprägt ist: neue gesetzliche Anforderungen, ein angespannter Fachkräftemarkt, steigende Erwartungen an Geschwindigkeit und Transparenz und nicht zuletzt wachsende Datenmengen, die ausgewertet, dokumentiert und nachvollziehbar verarbeitet werden müssen. Gleichzeitig eröffnen sich durch digitale Technologien Chancen, wie sie vor wenigen Jahren noch undenkbar waren: automatisierte Angebotsauswertungen, KI-gestützte Bedarfsklassifikation, medienbruchfreie Prozessketten, Plattformlösungen mit Schnittstellen zu ERP-Systemen. Doch: Technik allein reicht nicht aus. Der Wandel wird nur gelingen, wenn sich auch das Selbstverständnis der Einkaufsorganisationen mitentwickelt.

Vom «Abwickler» zum Prozessgestalter

Lange galt die öffentliche Beschaffung als reine Abwicklungseinheit, zuständig dafür, dass formale Anforderungen erfüllt und rechtssichere Verfahren durchgeführt werden. Doch diese Sichtweise greift heute zu kurz. Beschaffungsstellen sind längst nicht mehr nur Dienstleister für andere Fachbereiche, sondern nehmen zunehmend eine gestaltende Rolle ein. Sie optimieren Prozessketten, bewerten Risiken, beraten Bedarfsträger, koordinieren IT-Tools und verantworten die Einhaltung komplexer Vorgaben. Das erfordert nicht nur juristisches Know-how, sondern auch IT-Verständnis, Datenkompetenz und Kommunikation auf Augenhöhe mit internen und externen Partnern.

Digitalisierung als Prozess, nicht als Projekt

Viele Vergabestellen haben inzwischen erste digitale Schritte hinter sich: Die Einführung elektronischer Ausschreibungsplattformen, die Umstellung auf XRechnung oder erste automatisierte Wertungstools. Doch oft bleibt es bei diesen Einzelmassnahmen, ohne strategischen Gesamtansatz. Dabei ist klar: Digitalisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer 2030 noch wettbewerbsfähig und effizient beschaffen will, muss heute beginnen, Strukturen und Kompetenzen entsprechend auszurichten. Dazu gehören unter anderem:

• Systemübergreifende Datenflüsse (zum Beispiel zwischen Vergabeplattform, ERP und Dokumentation)
• Automatisierung wiederkehrender Abläufe (zum Beispiel Bieterkommunikation, Fristenkontrollen, Vertragsmanagement)
• Rollenbasierte Workflows, die Verantwortlichkeiten klar trennen, aber integriert denken
• Echtzeit-Auswertungen zu Verfahrensständen, Preisen, Beteiligung und Durchlaufzeiten

Mensch und Maschine – ein neues Zusammenspiel

Mit dem Einzug digitaler Tools und KI-Systeme stellt sich zwangsläufig die Frage: Welche Entscheidungen sollen künftig Menschen treffen und welche ein System? Die Antwort ist differenziert: Während technische Prüfungsschritte oder formale Fristkontrollen hervorragend automatisiert werden können, bleibt die Verantwortung für Wertungen, Entscheidungen und Verfahrensführung klar beim Menschen. Hier ist Transparenz essenziell, sowohl intern als auch gegenüber Bietern. Denn Vertrauen entsteht nicht durch Technik, sondern durch nachvollziehbare Abläufe. Darüber hinaus muss auch die Qualifikation der Beschäftigten mitwachsen. Es genügt nicht mehr, nur das Vergaberecht zu kennen. Die Einkäuferinnen und Einkäufer müssen Daten interpretieren, Systeme bedienen, IT-Prozesse verstehen und sich im interdisziplinären Austausch sicher bewegen können. Das bedeutet: Weiterbildung und organisationsübergreifende Zusammenarbeit gewinnen massiv an Bedeutung.

Kultur als Schlüssel zur Transformation

Digitale Beschaffung ist nie nur eine Frage von Software, Prozessen oder Daten – sie ist immer auch ein Kulturthema. Neue Technologien entfalten erst dann Wirkung, wenn Haltung und Zusammenarbeit sich mitverändern. Dazu gehört der Mut, eingespielte Routinen zu hinterfragen und eine Lernkultur zu entwickeln, die Experimente erlaubt. Ebenso wichtig ist eine Führungskultur, die Transparenz lebt und Vertrauen in Daten wie in Menschen gleichermassen fördert. Kultur entscheidet auch über die Qualität der Beziehungen zu Anbietern: Wer Partnerschaft und Dialog pflegt, baut mehr auf als reine Kontrolle. Und schliesslich braucht es ein gemeinsames Verständnis, dass Digitalisierung nicht «aufgepfropft» werden kann, sondern im Miteinander wächst, über Abteilungen hinweg, über Rollen hinweg. Wer die kulturellen Grundlagen heute legt, schafft die Basis dafür, dass technologische Innovationen morgen nicht verpuffen, sondern nachhaltig wirken.

Strategisch aufstellen – jetzt

Wer sich auf die digitale Beschaffung der Zukunft vorbereiten will, sollte jetzt beginnen, die Grundlagen zu schaffen:

• Digitalstrategie im Einkauf entwickeln: Wo wollen wir 2030 stehen und wie kommen wir dahin?
• Systemlandschaft konsolidieren: Medienbrüche abbauen, Schnittstellen schaffen, Prozesse neu denken
• Mitarbeitende mitnehmen: Neue Rollenprofile definieren, gezielt qualifizieren und Veränderung aktiv gestalten
• Pilotprojekte starten: Digitalisierung nicht theoretisch planen, sondern in der Praxis testen und skalieren

Fazit: mehr als Technik – ein kultureller Wandel

Die öffentliche Beschaffung 2030 wird nicht nur schneller, digitaler und datenbasierter, sie wird auch selbstbewusster, strategischer und verantwortungsvoller. Wer als Vergabestelle auch in Zukunft effizient und rechtssicher arbeiten möchte, braucht mehr als Softwarelösungen. Gefragt sind Klarheit in der Organisation, moderne Kompetenzen und der Mut, die eigene Rolle neu zu denken: weg vom Aktenordner, hin zum aktiven Mitgestalten im Zusammenspiel von Mensch, Markt und Maschine.