«Know and own your data»: Schlüssel zum smarten Einkauf

"Know and own your data» ist daher nicht nur eine technologische Notwendigkeit, sondern für den zukunftsfähigen Einkauf strategisch unverzichtbar.

Fehlerhafte Daten führen zu falschen Entscheidungen

Viele Unternehmen investieren in moderne ERP-Systeme oder spezialisierte Einkaufslösungen. Doch diese Systeme sind nur so gut wie die Daten, die sie verarbeiten. Veraltete, unvollständige oder fehlerhafte Informationen führen zu falschen Entscheidungen, ineffizienten Prozessen und unnötigen Kosten. Häufig fehlt ein klar definierter Datenlebenszyklus: Wer darf Daten anlegen, ändern oder löschen? Wie lange sind sie gültig? Welche Daten sind kritisch, welche redundant? Ohne Antworten auf diese Fragen bleibt der Einkauf ein Flickenteppich aus Einzellösungen. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen bestellt regelmässig Materialien bei einem Lieferanten, dessen Stammdaten seit Jahren nicht aktualisiert wurden. Die Folge: Lieferverzögerungen, falsche Mengen und unnötige Rückfragen. Mit einer sauberen Datenpflege wäre all dies vermeidbar. Ein zukunftsfähiger Einkauf braucht präzise, aktuelle und strukturierte Informationen. Dazu gehören nicht nur klassische Produktdaten wie Artikelnummern, Mengen und Preise, sondern auch Angaben zu Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Herkunft, Zöllen sowie Nachhaltigkeits- und Compliance-Daten. Gerade Letztere gewinnen durch gesetzliche Vorgaben wie das EU-Lieferkettengesetz massiv an Bedeutung.

Compliance-Ansprüche nehmen rasant zu

Das EU-Lieferkettengesetz macht strukturierte Daten zur Pflicht. Wer nicht dokumentieren kann, riskiert Compliance-Verstösse. Unternehmen müssen künftig lückenlos dokumentieren, wer wann und wo an einem Produkt beteiligt war – vom Rohstoff bis ins Regal. Ohne strukturierte Daten ist das kaum zu bewältigen.

Neu kommt die KI ins Spiel:

Intelligente Systeme können nur dann sinnvolle Entscheidungen treffen, wenn die ihnen zugrunde liegenden Daten stimmen. Der bekannte IT-Grundsatz «Garbage in – garbage out» gilt hier mehr denn je. Wer KI einsetzen will, der muss zuerst seine Daten in Ordnung bringen. Denn selbst die leistungsfähigsten Algorithmen sind auf saubere, konsistente und vollständige Daten angewiesen. Ohne diese Grundlage wird aus einem digitalen Helfer schnell ein Risikofaktor.

Konkrete Massnahmen zur Optimierung des Einkaufs

Die gute Nachricht: Es gibt konkrete Massnahmen, mit denen Unternehmen ihre Einkaufsdaten auf Vordermann bringen können. Dazu gehören die Definition eines klaren Datenlebenszyklus mit eindeutigen Regeln für das Anlegen, Ändern und Löschen von Daten, die systematische Datenbereinigung zur Eliminierung veralteter, doppelter oder fehlerhafter Informationen, die Nutzung strukturierter Metadaten und Indexierung zur schnellen Auffindbarkeit relevanter Informationen auch bei grossen Datenmengen sowie der Einsatz intelligenter, KI-gestützter Tools zur Analyse von Daten, Erkennung von Lücken und Unterstützung fundierter Entscheidungen. Solche Tools unterstützen zudem bei der Bedarfsprognose und der objektiven Bewertung von Lieferanten, wodurch Einkaufsentscheidungen fundierter und vorausschauender getroffen werden können.

«Moderne Einkaufssysteme sind nur so gut wie die Daten, die sie verarbeiten. Ohne entsprechende Qualität wird Technologie zur Kostenfalle», sagt Martin Grossrieder von MeinNetz.

Datenmanagement ist Chefsache

Der Einkauf der Zukunft ist datengetrieben. Es reicht daher nicht, die Verantwortung an die IT oder einzelne Fachabteilungen zu delegieren. Führungskräfte müssen verstehen, wie Daten entstehen, wie sie gepflegt werden und welchen Einfluss sie auf strategische Entscheidungen haben. Nur so lässt sich sicherstellen, dass der Einkauf nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig und zukunftsfähig ist. Daten sind nicht länger ein Nebenprodukt der Digitalisierung. Sie sind ihr Herzstück. Denn Datenmanagement ist eine Führungsaufgabe. Und wer führt, übernimmt Verantwortung und schafft Zukunftsfähigkeit. «Know and own your data» ist ein Aufruf zum Handeln. Unternehmen, die ihre Daten kennen und beherrschen, treffen bessere Entscheidungen, bleiben compliant und sind bereit für die kommenden Herausforderungen in Bezug auf neue Technologien, gesetzliche Vorgaben oder globale Marktveränderungen. Der Einkauf ist so mehr als nur ein operativer Prozess. Er ist ein wichtiger strategischer Hebel für den nachhaltigen Erfolg eines jeden Unternehmens